Mempersiapkan Perangkat Lunak Pengolah Kata
Karena Perangkat Lunak pengolah kata yang paling banyak digunakan saat ini adalah MS Word, maka sebagai contoh aplikasi kita akan menjelaskan langkah-langkah pengoperasian Perangkat Lunak tersebut. Dengan asumsi bahwa sebagian besar aplikasi yang sama juga memiliki fasilitas serta fitur-fitur yang sebagian besar sama dengan MS Word.
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2007, pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. Pada Tutorial kali ini, kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan mail merge pada Microsoft Word 2007 :
2. Pilih menu Mailings, Pilih menut start Mail Merge
3. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard, Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.
4. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.
5. Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menucreate.
6. Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan
7. Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.
8. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menuAdd. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, di (lihat gambar)
9. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry..
10. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.
11. kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field
12. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.
13. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Resultsts
14. hasilnya :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar